Trong nhiều năm, nhập liệu thủ công vẫn là công việc “bắt buộc phải làm” tại trường học, văn phòng và doanh nghiệp. Từ gõ lại đề thi, nhập bảng điểm, điền số liệu kế toán cho đến tổng hợp báo cáo, tất cả đều dựa rất nhiều vào con người. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu ngày càng lớn, cách làm thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Cùng 100ai điểm danh 5 sai lầm phổ biến nhất khi nhập liệu thủ công và cách AI, đặc biệt là công nghệ OCR, đang giúp loại bỏ gần như hoàn toàn những vấn đề này.

1. Sai sót do người nhập

Gõ nhầm một con số, thiếu một ký tự hay đặt sai dấu phẩy tưởng như rất nhỏ, nhưng trong thực tế có thể dẫn đến sai lệch bảng điểm, báo cáo tài chính không chính xác hoặc dữ liệu quản lý bị méo mó. Khi nhập liệu thủ công, con người rất dễ mắc lỗi do mệt mỏi, áp lực thời gian hoặc phải xử lý dữ liệu lặp đi lặp lại.

AI OCR giúp tự động nhận diện và chuyển đổi nội dung từ hình ảnh, file scan, PDF sang văn bản số với độ chính xác cao. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào việc gõ tay, người dùng chỉ cần kiểm tra và chỉnh sửa lại nếu cần, giảm đáng kể rủi ro sai sót.

Sai sót khi nhập liệu thủ công

2. Mất quá nhiều thời gian

Nhập liệu là công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng lại không trực tiếp tạo ra giá trị mới. Giáo viên mất hàng giờ để gõ lại đề thi, nhân viên văn phòng mất buổi chiều chỉ để nhập số liệu, kế toán phải xử lý hàng trăm dòng bảng biểu từ hóa đơn, chứng từ.

Với AI, quá trình này chỉ còn tính bằng phút. Một bức ảnh chụp bằng điện thoại hay một file PDF có thể được chuyển đổi ngay lập tức thành văn bản hoặc Excel, giúp con người tập trung vào các công việc quan trọng hơn như phân tích, giảng dạy hay ra quyết định.

3. Dữ liệu rời rạc, khó lưu trữ và tái sử dụng

Tài liệu giấy, ảnh chụp, file scan nếu không được số hóa đúng cách sẽ rất khó tìm kiếm, chỉnh sửa và tái sử dụng. Nhiều đơn vị vẫn đang “chìm” trong hàng nghìn file ảnh và PDF nhưng không thể trích xuất dữ liệu khi cần.

Công nghệ AI Chuyển hình ảnh thành văn bản và Chuyển hình ảnh thành Excel giúp biến dữ liệu rời rạc thành dữ liệu số có cấu trúc. Khi đã là văn bản hoặc bảng tính, dữ liệu có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ, phục vụ lâu dài cho công việc và quản lý.

4. Áp lực nhân sự và chi phí ẩn

Nhập liệu thủ công đòi hỏi nhiều nhân lực, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm như cuối kỳ, cuối tháng hay cuối năm. Điều này kéo theo chi phí nhân sự, tăng ca và nguy cơ quá tải công việc. AI không thay thế con người, nhưng đóng vai trò như một “trợ lý số”. Nhờ tự động hóa khâu nhập liệu, một người có thể xử lý khối lượng công việc gấp nhiều lần trước đây mà không cần tăng thêm nhân sự.

Áp lực nhân sự và chi phí ẩn

5. Khó mở rộng khi khối lượng dữ liệu tăng nhanh

Khi quy mô công việc tăng lên, cách nhập liệu thủ công gần như không thể mở rộng tương ứng. Dữ liệu càng nhiều, sai sót càng dễ xảy ra, thời gian xử lý càng kéo dài. AI được sinh ra để xử lý dữ liệu lớn. Dù là vài trang tài liệu hay hàng trăm file, hệ thống AI OCR vẫn có thể xử lý nhanh chóng, ổn định và nhất quán, điều mà con người rất khó duy trì trong thời gian dài.

AI - bước chuyển cần thiết cho nhập liệu hiện đại

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc tiếp tục nhập liệu thủ công không còn là giải pháp bền vững. AI không chỉ giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian, mà còn tạo nền tảng dữ liệu số để giáo dục, doanh nghiệp và tổ chức vận hành hiệu quả hơn.

Với 100AI, người dùng tại Việt Nam có thể dễ dàng chuyển đổi hình ảnh, PDF, bảng biểu thành văn bản và Excel một cách nhanh chóng, chính xác và phù hợp với nhu cầu thực tế, hỗ trợ cả tiếng Anh và tiếng Việt.

Công cụ AI chuyển đổi định dạng văn bản tại 100ai
Công cụ AI chuyển đổi định dạng văn bản tại 100ai

👉 Trải nghiệm ngay các công cụ AI OCR tại: https://ai.100ai.vn

100AI - Công cụ chuyển đổi hình ảnh thành văn bản sử dụng công nghệ AI thông minh!
Website: https://ai.100ai.vn/
Hotline: 0386 301 354
Địa chỉ: 17-19 ngõ 59 Láng Hạ, Giảng Võ, Hà Nội